Una web de reservas para organizadores de viajes en grupo, para los viajes que ya diriges

El mes antes de una salida sin una web de reservas para organizadores de viajes en grupo

Un organizador de grupos pasa el mes previo a un viaje haciendo de agente de viajes sin cobrar. El viaje en sí está completo y planificado. Lo que no está planificado es cómo llegan 12 personas al punto de partida, dónde duermen la noche anterior y qué hacen con su tarde libre los cuatro que llegan antes.

Así que las preguntas llegan de una en una. Qué aeropuerto, qué vuelo, hay uno más tarde, se puede cambiar, el hotel está cerca del punto de encuentro, admite una entrada tardía, qué se puede hacer el jueves. Respondes cada una buscando la información y volviéndola a escribir en un mensaje o en un chat de grupo.

Parte de todo eso sale mal de formas previsibles. Un viajero reserva en el aeropuerto equivocado. Otro encuentra una tarifa que no se puede cambiar y después necesita cambiarla. Un tercero llega un día antes sin habitación y te pide a las 9 de la noche que lo soluciones. Nada de eso es el viaje que vendes, y todo acaba en tus manos.

Lo incómodo es que son reservas reales, con dinero real que pasa por tus manos, y nada de eso es tuyo. Haces el trabajo de organizar vuelos y hoteles para una docena de personas, y cada una de esas reservas se hace en la web de otra empresa.

Qué vende esta web y qué no vende

Antes de nada, conviene tener claro el límite. OTA Builder no aloja ni vende tus propios tours, y no incluye ninguna función para poner a la venta tus propias salidas, cobrar depósitos por ellas ni gestionar sus plazas. Vende vuelos, hoteles y actividades de la oferta disponible de OTA Builder.

Sigues vendiendo tus viajes exactamente como hoy, en los canales que ya los llenan. Lo que añade tu web es todo lo que rodea al viaje: los vuelos de ida y de vuelta, las noches de hotel antes y después, y las actividades de los días libres. OTA Builder crea esa web con tu propia marca, tu nombre y tu dominio, y crearla, gestionarla y vender en ella es gratis.

Cómo cambia una web de reservas la preparación de una salida

Con tu propia web, el mes antes de una salida tiene un solo enlace en lugar de cincuenta respuestas. Envías a tu grupo la dirección de tu propia web de reservas y cada persona busca por su cuenta los vuelos a la ciudad de encuentro, con búsquedas de solo ida, ida y vuelta o multidestino, y filtros por aerolínea, escalas y hora de salida en cada trayecto.

Reservan el hotel de la noche anterior después de leer en la página el horario de entrada y la política de depósito. Añaden el museo o la excursión en barco para su tarde libre. Cada viajero recibe por email su propio billete electrónico y sus propios bonos, con el nombre de tu web, y el PNR está a su propio nombre, así que puede consultarlo en la web de la propia aerolínea. Una vez que te registras, tu web queda activa en un plazo de un día hábil.

Ana es una organizadora de grupos ficticia inventada para esta página. Organiza rutas a pie por la montaña, seis salidas al año con unos 12 viajeros cada una, y siempre ha dejado que cada persona se organizara sus propios vuelos.

Cifras redondas, solo como ilustración:

• Fija un margen de $20 por pasajero en vuelos, del 5 por ciento en hoteles y del 10 por ciento en actividades.
• Una tarifa de ida y vuelta encontrada a $400 aparece en su web a $420.
• Una noche en un hotel cerca del punto de encuentro encontrada a $100 aparece a $105.
• Una caminata guiada de media jornada de la oferta de actividades encontrada a $50 aparece a $55.
• Un viajero reserva las tres cosas y paga $580 en la web de Ana.

Su propio viaje a pie se sigue vendiendo como siempre, fuera de la web. Estas cifras son ilustrativas, no un resultado típico.

Solo ilustrativo, no es un resultado típico.

Las tres funciones que más importan a un organizador de grupos

Para alguien que ya dirige viajes, tres partes de la web hacen el trabajo: los vuelos al punto de encuentro, los hoteles para las noches de antes y después, y las actividades para los días libres.

Vuelos al punto de encuentro

La búsqueda de vuelos cubre solo ida, ida y vuelta y multidestino, algo importante cuando la mitad de tu grupo añade una ciudad antes o después. Los resultados empiezan a llegar en segundos, se eliminan las ofertas duplicadas y las condiciones de reembolso y cambio se muestran cuando la fuente las facilita, así que el viajero que necesita una tarifa modificable puede ver cuál elegir. Un calendario de precios muestra la tarifa más baja encontrada para cada día, lo que ayuda a un grupo que puede mover la salida un día. Consulta multidestino en el glosario.

Hoteles para las noches alrededor del viaje

La búsqueda de hoteles cubre toda una ciudad o un solo alojamiento, con el tamaño de la habitación, los tipos de cama, las fotos y todas las políticas: horario de entrada, niños, mascotas, comidas y depósitos. Eso resuelve la pregunta de la llegada tardía antes de que te llegue a ti. El bono del hotel llega por email con el nombre de tu web. La guía cómo añadir reservas de hotel a tu web de viajes entra en los detalles.

Actividades para los días libres

Tu web vende más de 2500 actividades de la oferta disponible de OTA Builder, que se pueden buscar por destino, con tipos de entrada por edad y bono por email. No son tus tours y no se venden como si fueran tuyos. Llenan las tardes que tu propio programa deja libres. La guía cómo vender tours, actividades y entradas a atracciones online explica qué incluye esa oferta.

Alrededor del viaje, no en su lugar

Nada de esto sustituye lo que ya haces. Los viajes que diseñas, a los que pones precio y que diriges siguen siendo tuyos y se siguen vendiendo donde se venden ahora. La web se ocupa de lo que antes organizabas gratis y lo convierte en reservas con tu propio margen.

Funciones enumera lo que incluye la web, precios explica el plan gratuito y el Bundle de $99 al año, y cómo empezar una agencia de viajes online gratis es una buena lectura para seguir si es la primera vez que vendes viajes fuera de tus propias salidas. Si entre viaje y viaje también asesoras a clientes particulares, la página para asesores de viajes independientes cubre ese trabajo.