Serve l'accreditamento IATA o una licenza per vendere voli online?

Non sempre ti serve un tuo accreditamento IATA per vendere voli online, perché molti venditori affidano la prenotazione a un partner che è accreditato ed emette il biglietto. Dietro la domanda "serve la IATA per vendere biglietti aerei?" ci sono in realtà due domande: una sull'emissione dei biglietti aerei e una sulle regole che valgono per la tua attività nel luogo in cui operi.

Le due domande vengono confuse di continuo. L'accreditamento IATA è un accordo del settore aereo che permette a un'agenzia di emettere biglietti a proprio nome. Una licenza o una registrazione è ciò che un'autorità pubblica chiede a un'attività che vende viaggi ai consumatori. L'una non sostituisce l'altra, e la risposta a ciascuna dipende da elementi della tua attività che solo tu e un consulente locale potete verificare.

Questa guida spiega cosa comporta l'accreditamento, come le agenzie vendono biglietti aerei senza averlo, come funziona l'emissione dei biglietti su un sito creato con OTA Builder e quali regole locali conviene discutere con un consulente prima di ricevere la tua prima prenotazione.

Serve la IATA per vendere voli, e che cos'è l'accreditamento IATA?

L'accreditamento IATA è uno status che un'agenzia ottiene presso il settore aereo, e le permette di emettere biglietti aerei e di regolare i pagamenti con le compagnie aeree tramite il sistema di regolamento del settore. Non ti serve per vendere voli quando il biglietto viene emesso da un partner accreditato invece che da te.

Le agenzie presentano la domanda di accreditamento alla IATA, e la valutazione riguarda l'attività, non l'idea. Gli aspetti esaminati di solito sono la società e i suoi titolari, una sede operativa, personale con esperienza di biglietteria, i bilanci e le garanzie per il denaro che passa dall'agenzia prima di arrivare alle compagnie aeree. È qui che entra in gioco la garanzia finanziaria: una fideiussione bancaria, una polizza fideiussoria o uno strumento simile, commisurato al valore dei biglietti che l'agenzia prevede di emettere.

L'accreditamento è anche un impegno che continua dopo l'approvazione. Un'agenzia accreditata comunica le vendite, effettua i regolamenti secondo un calendario fisso, mantiene la propria situazione finanziaria in linea con i requisiti del programma e si sottopone a verifiche. In quel sistema, saltare una scadenza di regolamento non è una piccola questione amministrativa.

Conviene anche avere chiaro cosa l'accreditamento non fa. Non registra la tua attività, non scrive i tuoi termini, non sistema la tua posizione fiscale e non stabilisce se un'autorità del tuo paese vuole avere notizie da te. È un accordo per l'emissione dei biglietti con il settore aereo, e si ferma lì.

Per chi inizia a vendere ne derivano due cose. Primo, i tempi si misurano in settimane o mesi più che in giorni, perché servono documenti, una verifica e uno strumento finanziario concordato con una banca o un assicuratore. Secondo, l'accreditamento ha senso quando ci sono volumi. Un'agenzia che emette un flusso costante di biglietti ogni settimana ha un motivo per essere accreditata e per sostenere il lavoro di rendicontazione che ne deriva. Chi vende i suoi primi voli quest'anno di solito non ce l'ha, ed è per questo che esistono le strade descritte nelle prossime sezioni.

Se sei ancora nella fase in cui decidi cosa costruire, il quadro generale è spiegato in come aprire un'agenzia di viaggi online gratis.

In cosa l'accreditamento IATA è diverso da una licenza da agenzia di viaggi?

L'accreditamento IATA è un accordo commerciale con il settore aereo, concesso da un organismo di settore. Una licenza o una registrazione da agenzia di viaggi è un requisito pubblico, rilasciato da un'autorità, e le due cose vengono decise da soggetti diversi per motivi diversi.

I requisiti per una licenza da agenzia di viaggi cambiano molto da un luogo all'altro. In linea generale incontrerai una combinazione di questi casi:

• Paesi che hanno un registro dedicato alle agenzie di viaggi o un'autorizzazione rilasciata da un ente per il turismo, con domanda, costi e condizioni propri.
• Stati o province che registrano i venditori di viaggi separatamente dalle normali attività, a volte con una fideiussione, un conto fiduciario o formule informative da inserire nei tuoi termini.
• Luoghi che non prevedono alcuna categoria specifica per i viaggi, dove un'attività di viaggi si registra come qualsiasi altra impresa e poi segue il diritto generale dei consumatori.
• Regole che dipendono da cosa vendi più che da chi sei, come le norme sui pacchetti turistici nell'UE e nel Regno Unito, che comportano obblighi aggiuntivi quando un volo viene combinato con un hotel o con altri servizi e venduto come un'unica soluzione.

Niente di tutto questo dipende dall'accreditamento. Un'agenzia accreditata deve comunque registrare la propria attività e rispettare le regole del luogo in cui opera. Un'attività regolarmente registrata ha comunque bisogno di un canale per emettere i biglietti. Considerale due caselle separate, e controllale entrambe.

Un modo pratico per fare chiarezza: scrivi il paese e lo stato o la provincia in cui sarà registrata la tua attività, i paesi in cui si troveranno i tuoi clienti e se pensi di vendere solo voli oppure voli abbinati a hotel. Queste tre risposte determinano la maggior parte di ciò che ti dirà un consulente.

Posso vendere voli senza l'accreditamento IATA?

Sì, molte agenzie vendono biglietti aerei senza un proprio accreditamento IATA. Lo fanno affidando la prenotazione a un partner che è accreditato ed emette il biglietto elettronico, così la rendicontazione, i regolamenti e le garanzie finanziarie restano a carico del partner.

Chiedersi come vendere biglietti aerei senza IATA significa in realtà chiedersi con quale accreditamento viene emesso il biglietto. Le strade più comuni sono tre, e cambiano per quanto lavoro resta a te e per quanta parte del rapporto con il cliente resta tua:

1. Un consolidatore. Invii le prenotazioni a un consolidatore accreditato, che emette il biglietto. Di solito ti servono un conto, condizioni di pagamento concordate e a volte un deposito. Tariffe e regole arrivano dal consolidatore, e modifiche o rimborsi passano di nuovo da lui. È una soluzione adatta alle agenzie che hanno già un flusso costante di richieste e personale per gestirle.
2. Una host agency. Vendi con l'accreditamento e gli accordi della host agency, che si occupa dell'emissione dei biglietti e dei regolamenti. In cambio segui le sue regole, dividi la commissione e spesso paghi una quota d'ingresso o mensile. Spesso i tuoi clienti prenotano con il nome della host agency invece che con il tuo, e questo conta se stai costruendo un brand tutto tuo.
3. Una piattaforma di prenotazione che emette i biglietti tramite un partner accreditato. Il tuo cliente cerca e paga sul tuo sito, e dietro le quinte un partner accreditato emette il biglietto. Non tratti con le compagnie aeree, non invii rendiconti di vendita e non devi procurarti una garanzia finanziaria. Imposti il tuo ricarico e il cliente ha sempre davanti il tuo brand.

La terza strada è quella di un sito creato con OTA Builder, ed è il motivo per cui un'attività gestita da una sola persona può mettere online una ricerca voli funzionante senza una pratica di accreditamento. Come si crea quel sito è spiegato in come creare un sito di prenotazione voli senza programmare.

C'è una strada che non porta affatto all'emissione dei biglietti: i link di affiliazione mandano il cliente al checkout di un altro sito, quindi la vendita, la prenotazione e il rapporto con il cliente appartengono a quel sito. I pro e i contro sono spiegati in link di affiliazione a confronto con un sito di prenotazione tutto tuo.

Numeri solo a titolo illustrativo. Un cliente cerca un volo di andata e ritorno sul tuo sito e la tariffa risulta di $400. Hai impostato un ricarico di $30 sui voli, quindi il tuo sito mostra $430 e il cliente paga $430 sul tuo sito. Il biglietto viene emesso tramite il partner di biglietteria come normale biglietto elettronico della compagnia aerea, e i $30 di differenza sono tuoi. Da parte tua, dietro quella vendita non ci sono pratiche di accreditamento, rendiconti di regolamento né fideiussioni bancarie.

Solo a titolo illustrativo, non è un risultato tipico.

Come gestiscono l'emissione dei biglietti i siti OTA Builder?

I voli venduti su un sito creato con OTA Builder sono emessi tramite il partner di biglietteria di OTA Builder. Il proprietario del sito non ha un accreditamento, non comunica le vendite a un sistema di regolamento e non deve procurarsi una garanzia finanziaria per l'emissione dei biglietti.

Ciò che riceve il passeggero è normale e verificabile. I biglietti sono normali biglietti elettronici delle compagnie aeree. Il PNR è intestato al passeggero, che può cercarlo direttamente sul sito della compagnia aerea invece di fidarsi solo della tua parola. È il dettaglio da mostrare a un primo cliente ancora indeciso, e se ne parla meglio nella pagina che spiega se OTA Builder è affidabile.

Le tariffe mantengono le proprie condizioni. Ogni biglietto segue le sue regole tariffarie, e i risultati dei voli mostrano le regole di rimborso e modifica quando la fonte le fornisce, così tu e il cliente vedete cosa consente una tariffa prima di acquistarla. La tua pagina dei termini deve comunque spiegare come gestisci le richieste e cosa il cliente può aspettarsi da te.

La parte commerciale resta tua. Aggiungi il tuo ricarico ai prezzi mostrati e lo tieni tu, e puoi impostare il ricarico per voli, hotel e attività. Come scegliere quel valore è spiegato in come guadagnano le agenzie di viaggi con il ricarico. I clienti prenotano e pagano sul tuo sito, con il tuo brand, e ricevono biglietti e voucher via email.

Quello che OTA Builder non fa è sostituirsi alla tua attività. Registrare la società, rispettare le regole del luogo in cui operi, scrivere i tuoi termini e gestire le tasse sono compiti del proprietario del sito. La pagina dei prezzi spiega cosa includono il piano gratuito e il pacchetto Bundle facoltativo, e niente di tutto questo sostituisce un confronto con un consulente locale.

Quali regole locali devo verificare prima di vendere voli?

Prima della tua prima vendita verifica quattro aree: registrazione dell'attività, regole per i venditori di viaggi, tutela dei consumatori e tasse. I dettagli cambiano da paese a paese, e da stato a stato o da provincia a provincia, quindi considera questo elenco come una serie di domande da portare a un consulente locale, non come un insieme di risposte.

Registrazione dell'attività

Registra l'attività che vende. Di solito significa una società o una ditta registrata, un conto bancario aziendale e una documentazione di cosa vendi e a chi. Il nome sul tuo sito, nei tuoi termini e sulle tue fatture deve rimandare alla stessa attività registrata, perché è quello il nome che un cliente o un'autorità cercheranno quando qualcosa va storto.

Registri dei venditori di viaggi

Alcune aree prevedono una registrazione specifica per chi vende viaggi. Diversi stati degli USA hanno programmi di registrazione seller of travel per le attività che vendono viaggi ai consumatori di quello stato, ciascuno con adempimenti, costi, formule informative propri e, in alcuni casi, una fideiussione o un conto fiduciario. Altri paesi chiedono alle attività di viaggi di registrarsi presso un ente per il turismo o di avere un'assicurazione prima di vendere. Nel luogo in cui operi fai due domande: esiste un registro dei venditori di viaggi, e la vendita di soli voli vi rientra?

Tutela dei consumatori e norme sui pacchetti

Il diritto dei consumatori si applica ovunque alla vendita online, e nei viaggi c'è spesso un livello in più. Le norme sui pacchetti turistici nell'UE e nel Regno Unito comportano obblighi specifici quando un volo viene venduto insieme a un hotel o ad altri servizi come un'unica soluzione, tra cui le informazioni da fornire prima della prenotazione e la protezione del denaro incassato in anticipo. Anche le regole sulla vendita a distanza e sui rimborsi incidono su ciò che possono dire i tuoi termini. Se pensi di vendere voli e hotel in pacchetto, parlane presto con un consulente, perché può cambiare ciò che ci si aspetta da te. Gli hotel hanno i loro aspetti pratici, descritti in come aggiungere la prenotazione hotel al tuo sito.

Tasse

La fiscalità della vendita di viaggi non è sempre ordinaria. Le soglie di registrazione, il modo in cui il tuo ricarico viene trattato come ricavo, gli obblighi di fatturazione e i regimi speciali per i servizi turistici cambiano da paese a paese. Coinvolgi un commercialista prima di fissare i prezzi, non dopo il tuo primo mese intenso.

Cosa devo verificare prima della mia prima vendita di un volo?

Usa questa tabella come lista di controllo iniziale. È un elenco di domande, non di risposte, perché le risposte dipendono da dove ha sede la tua attività e da dove si trovano i tuoi clienti.

Metti per iscritto le risposte, con le date e il nome di chi te le ha date. Le regole cambiano, le attività si spostano, e l'appunto che prendi questo mese è proprio quello che vorrai avere la prossima volta che qualcuno ti chiederà con quale accreditamento vengono emessi i tuoi biglietti.

Segui l'elenco in quest'ordine. Le prime due risposte di solito decidono il resto, perché un'area che registra i venditori di viaggi di solito ha anche delle regole sui tuoi termini, sulle tue informative e sulle garanzie che devi avere. Quando sai dove ti trovi, creare il sito è la parte breve del lavoro, e cosa include OTA Builder è il posto dove vedere come si presenta quella parte.